POLAT MAKİNA KİŞİSEL
VERİLERİN İŞLENMESİ VE
KORUNMASI AYDINLATMA
METNİ
Veri Sorumlusu: Polat Makina San. ve Tic. A.Ş. (Bundan böyle "Şirket" veya "Polat Makina" olarak anılacaktır.)
Polat Makina olarak; çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, stajyerlerimiz, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, fuar/ziyaretçi katılımcılarımız ve yerleşkelerimizi ziyaret eden tüm ilgili kişilerin kişisel verilerinin korunmasına büyük önem veriyoruz. İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca, veri kategorilerine göre kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği, kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği, toplama yöntemleri ve hukuki sebepleri ile KVKK 11. maddesindeki haklarınız konusunda sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri Kategorileri, İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, veri sahibi kategorilerine göre aşağıda belirtilen amaçlar ve hukuki sebeplerle işlenmektedir:
A. Çalışanlar İçin
İşlenen Veriler: Kimlik, iletişim, özlük, finans (banka hesap bilgileri), aile ve yakın bilgisi, mesleki deneyim, hukuki işlem, fiziksel mekan güvenliği verileri ile sağlık verileri (özel nitelikli kişisel veri).
İşleme Amaçları: İş sözleşmesinin ifası, özlük dosyasının oluşturulması, maaş ve yan hakların ödenmesi, zorunlu sigorta ve vergi bildirimlerinin yapılması, iş sağlığı ve güvenliği (İSG) yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin ifası.
Hukuki Sebepler: Kanunlarda açıkça öngörülmesi (İş Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu), bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, sağlık verileri için ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla kanunda öngörülen şartlar.
B. Çalışan Adayları İçin
İşlenen Veriler: Kimlik, iletişim, mesleki deneyim (özgeçmiş, eğitim, sertifika, iş tecrübeleri), referans bilgileri.
İşleme Amaçları: İşe alım süreçlerinin yürütülmesi, adayların pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesi, referans kontrollerinin yapılması ve gerektiğinde ileride doğabilecek pozisyonlar için iletişim kurulması.
Hukuki Sebepler: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (sözleşme öncesi süreç), veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Polat Makina’nın meşru menfaatleri veya açık rızanız (gelecekteki pozisyonlar için cv saklama durumu).
C. Stajyerler İçin
İşlenen Veriler: Kimlik, iletişim, özlük (staj belgesi, okul bilgileri), finans (varsa staj ücreti için banka hesabı), İSG kapsamında gerekli sağlık ve eğitim verileri.
İşleme Amaçları: Staj eğitim süreçlerinin planlanması ve takibi, staj sözleşmesi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve yasal bildirimlerin yapılması.
Hukuki Sebepler: Kanunlarda açıkça öngörülmesi (3308 Sayılı Mesleki Eğitim Kanunu), hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve sözleşmenin ifası.
D. Müşteriler ve Tedarikçiler İçin
İşlenen Veriler: Kimlik (ad-soyad, imza sirküleri), iletişim (telefon, e-posta, adres), finans (banka bilgileri, fatura verileri, vergi dairesi/no), hukuki işlem verileri.
İşleme Amaçları: Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, mal/hizmet satış ve satın alım operasyonlarının yönetimi, lojistik ve teslimat faaliyetlerinin takibi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, hukuki işlerin takibi ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM).
Hukuki Sebepler: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması, Polat Makina'nın hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi (Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
E. Fuar Katılımcıları ve Ziyaretçileri İçin
İşlenen Veriler: Kimlik (ad-soyad), iletişim (e-posta, telefon, kartvizit bilgileri), mesleki bilgiler (şirket/unvan). Fuar alanlarında çekilen toplu fotoğraflarda yer almanız halinde görsel veriler. Fuar davetiyeleri ve pazarlama süreçlerinde açık rıza verilmesi halinde pazarlama bilgileri.
İşleme Amaçları: Fuar organizasyonlarının yönetimi, iş geliştirme, potansiyel müşteri/tedarikçi ilişkilerinin kurulması, Polat Makina ürün ve hizmetlerinin tanıtılması, ticari iletişim faaliyetlerinin (bülten, kampanya bildirimleri) yürütülmesi.
Hukuki Sebepler: Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri (iş geliştirme ve ticari iletişim) veya ticari elektronik ileti gönderimi/veri işleme süreçlerine yönelik açık rızanız.
F. Kapalı Devre Kamera İzleme (CCTV) / Fiziksel Mekan Güvenliği
İşlenen Veriler: Fiziksel mekan güvenliği bilgisi (Kamera kayıtları).
İşleme Amaçları: Polat Makina yerleşkelerinde, fabrika ve ofis binalarında fiziksel mekan güvenliğinin tesisi, şirket içi güvenliğin sağlanması, taşınır mal ve ürünlerin güvenliğinin korunması, olası hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak sunulabilmesi.
Hukuki Sebepler: Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Polat Makina’nın meşru menfaatleri (güvenlik) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
Not: Kamera izleme faaliyetleri sadece bina girişleri, koridorlar, üretim hatları, depo alanları ve dış cephe gibi ortak alanlarda yürütülmekte olup; kişilerin gizlilik hakkını ihlal edebilecek alanlarda (lavabo, dinlenme odası vb.) kamera bulunmamaktadır.
2. İşlenen Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak:
Yasal Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına: Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla (SGK, Maliye Bakanlığı, İŞKUR, Adli Makamlar ve Emniyet Müdürlükleri vb.),
İş Ortakları ve Tedarikçilere: Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi için dışarıdan hizmet alınan üçüncü kişilere (kargo/lojistik firmaları, bağımsız denetim şirketleri, mali müşavirler, İSG uzmanları, bilgi teknolojileri/yazılım destek firmaları vb.),
Grup Şirketlerine: Polat Group Holding A.Ş. ve iştirakleri ile ortak veri tabanlarının yönetimi, raporlama ve kurumsal politikaların uygulanması amacıyla,
Fuar Organizasyon Şirketlerine: Fuar katılım süreçlerinin mevzuata uygun yönetimi için yasal sınırlar dahilinde aktarılabilecektir.
3. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi
Kişisel verileriniz;
Otomatik Yöntemlerle: Kapalı devre kamera (CCTV) sistemleri, web sitelerimiz üzerinden yapılan başvurular, e-postalar, Polat Makina bilişim altyapısına kaydedilen veriler,
Veri Otomatik Olmayan Yöntemlerle: İş başvuru formları, fiziki özlük dosyaları, elden teslim edilen kartvizitler, fuar alanlarında doldurulan formlar, basılı sözleşmeler ve tutanaklar, aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.
4. KVKK 11. Maddesi Uyarınca Haklarınız
Kişisel veri sahibi olarak, KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Polat Makina’ya başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışına kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
5. Başvuru Yöntemi
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca:
Islak imzalı dilekçenizi şahsen kimlik ibrazı yaparak veya noter vasıtasıyla [Şirket Adresi] adresine göndererek,
Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak Şirketimizin [Şirket KEP Adresi] KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresine,
Daha önce Şirketimize bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanarak [Şirket İletişim E-posta Adresi] adresine iletebilirsiniz.
Başvurunuzda ad-soyad, imza (fiziki başvurular için), T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport numarası veya uyruk), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, bildirimler için e-posta adresi ile talep konusunun açıkça belirtilmesi yasal bir zorunluluktur. Polat Makina, talebin niteliğine göre başvurunuzu en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
